Project Charter, ¿Es realmente necesario?
El Project Charter es un documento en el que se establecen los porqué, como y cuando del Proyecto. Su función principal es el de autorizar formalmente el Proyecto y constituir de forma clara los límites del mismo. Además se determinan las autoridades del Project Manager y del sponsor.
El Project Charter debe incluir:
- Caso de negocio
- Justificación
- Objetivo
- Descripción
- Milestones
- Estimado aproximado de costos
- Criterios de éxito
- Autoridad del Project Manager
- Nombre del Sponsor y su nivel de autoridad.
En la mayoría de las organizaciones que no tienen o apenas comienzan con una cultura de proyectos este documento no se elabora o no se le da la importancia debida. Esto acarrea muchos problemas dado que las expectativas de las partes involucradas pueden ser diferentes en mayor o menor medida. Desde problemas a la hora de la entrega, retrasos por cambios solicitados, desviaciones en el costo y hasta insatisfacción del cliente.
En alguna ocasión me tocó gestionar un proyecto para la habilitación de 3 andenes en un almacén de recibo de producto terminado. Como en casi todas las organizaciones había mucha premura para ejecutar el proyecto, por lo que no se le prestó atención al Project Charter. A pesar de mis recomendaciones la compañía decidió tomar el riesgo.
El resultado fue una diferencia tan grande en los resultados esperados que se tuvo un retraso de 6 meses y un 10% de costo adicional del Proyecto. Aunque la organización asumió estas grandes desviaciones no es lo ideal, ya que a algunas personas se nos mide el desempeño en el trabajo con el cumplir con fechas y costos comprometidos. Diferencias en algunas ocasiones complejas y en otras detalles que para algunos pueden no ser tan importantes y para otros si. Desde la pintura de las paredes, hasta una oficina nueva para el personal, y otros adicionales que fueron solicitando.
La respuesta entonces al cuestionamiento es SI. El Project Charter es un documento clave y de primordial importancia. Una vez que conoces y te haces experto en una metodología como la del PMI corroboras que así es. Y conocerla desde el inicio te ahorra unos cuantos topes y frustraciones en el desempeño de tu trabajo.
Dejo un formato para el desarrollo de Project Charter. Puede servir de una guía para adaptarlo en cualquier empresa.
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